Delegar no es escurrir el bulto

Foto por CPSU/CAA (Creative Commons)

Cuando se suele delegar una tarea para que la realice alguien que está a nuestro cargo o es un compañero de otro departamento hay unos cuantos asuntos que hay qué tener en cuenta y que no suelen dejarse suficientemente claros:

El qué

Para cuándo

Cómo

Seguimiento

El qué

Foto por Mike Linksvayer (Creative Commons)

En principio es algo que puede parecer claro pero que en ocasiones no lo es. Un amigo de un Departamento Técnico de una gran empresa suele recibir emails de sus clientes en los que ni siquiera se toman la molestia de escribir una o dos líneas indicándole qué hacer con los datos. Este buen amigo me decía que ha llegado a recibir un email que decía "Ahí va eso!" sin ninguna anotación más y con unos planos en PDF que además no era posible ampliar.

Tómate unos minutos en explicar detenidamente qué es lo que se quiere conseguir, dales unas pautas a seguir e incluso si te es posible indícales fuentes de información donde conseguir más datos al respecto. Tardarás sólo unos minutos en hacer bien el trabajo de delegación y además ahorrarás mucho tiempo y problemas porque estableces claramente qué es lo que quieres.

Para cuándo

Foto por Joe Lanman (Creative Commons)

Algo que se nos olvida en ocasiones indicar, pero hay que dar un plazo aproximado en el que deseamos que se realice la tarea. Para ello debemos de tener en cuenta factores como "a quién" estamos delegando la tarea, "plazos límite" que nos imponen desde fuera, "complejidad de la tarea", etc.

Si delegamos a una persona cuya experiencia es aún limitada, debemos encomendarle tareas sencillas y rutinarias o bien tareas en las que el límite de tiempo no sea un factor determinante, dado que tardarán más tiempo que alguien con más experiencia. Los plazos límite hay que indicarlos claramente en el escrito de delegación, pero tienen que ser realistas. No podemos pretender que alguien haga un proyecto que normalmente toma un par de semanas en una mañana, porque es imposible y además le desanimará claramente porque la persona en quien delegamos tendrá la percepción de que no valoramos su tiempo ni tenemos conciencia de la complejidad de su trabajo. Las tareas más complejas requieren más tiempo.

Cómo

Foto por Tom Woodward (Creative Commons)

Tan simple como esto: los pasos a realizar para hacer la tarea. Si se trata de tareas que se han realizado anteriormente, tal vez no sea necesario indicar los pasos a realizar pero en algunos casos no viene mal recordar una o mil veces los pasos para evitar errores. Además hay que tener cuidado con las tareas nuevas que encomendamos a personas experimentadas o con las personas que no tienen experiencia anterior en algunas tareas. En estos casos no viene mal tener un pequeño texto preparado en el que indiquemos qué es lo que hay que hacer. En mi caso tengo algunas plantillas preparadas en Google Drive que copio y pego dentro del texto del email para las tareas más normales. A veces lo que parece más obvio es lo que más se olvida.

Si se trata de una tarea en la que tal vez sea necesario conseguir más datos de otras personas externas, como en el caso anterior del proyecto, tal vez sería interesante incorporar algunas personas involucradas en este proyecto similar (asesores, clientes, etc.) o incluso a personas de contacto dentro de la misma empresa que pueden ayudar a la persona en quien delegamos.

Seguimiento

Foto por DVIDSHUB (Creative Commons)

Si se trata de una tarea que requiere de mucho tiempo de elaboración, tal vez (lo más normal) porque depende a su vez de subdepartamentos. No está de más, hacer chequeos semanales para ver cómo va el asunto en elaboración y sobre todo ver si es necesaria nuestra ayuda en alguno de los aspectos del proyecto. En algunas ocasiones hay que meterse en el terreno y solucionar algunas cosas que posiblemente no hayan quedado del todo claras o que la persona a quien hemos asignado la tarea no sea capaz de hacer de la forma adecuada. En este caso hay que calzarse las botas de faena y ponerse a la tarea.

Se trata de tutelar una tarea que no es de nuestro cometido, pero que sabemos hacer por nuestra experiencia anterior, pero no con el grado de especialización que la persona a quien la encomendamos.

Ante todo, la labor de delegación es algo diferente a "escurrir el bulto" que es lo que mucha gente hace.