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lunes, 5 de septiembre de 2011

La importancia de una buena firma

El pasado viernes el recibir un email firmado simplemente por un nombre y un apellido y además en el que se indicaba el nombre de una empresa que yo desconozco, creó un malentendido que por fin he podido solucionar, por eso hoy he decidido escribir un post sobre lo importantes que son las firmas en los correos electrónicos.

Normalmente los programas de correo electrónico permiten configurar una firma por defecto, de forma que en todos nuestros mensajes por defecto salga una firma o que podamos elegir entre varias para que salga una u otra. Así, podremos grabar una firma y tenerla predefinida, pero ¿qué debe contener dicha firma? ¿nuestro nombre?

La firma del correo electrónico debe de contener los siguientes datos en el siguiente orden, a se posible:

- Nombre completo.
- Cargo en la empresa.
- Nombre de la empresa.
- E-mail.
- Teléfono fijo - Teléfono móvil - Fax.
- Dirección postal de la empresa.
- Web de la empresa.
- Espacio en blanco.
- Mensaje de confidencialidad (Este mensaje y sus anexos pueden contener información confidencial, por lo que se informa de que su uso no autorizado está prohibido por la ley. Si Vd. considera que no es el destinatario pretendido por el remitente o no desea recibir información comercial, por favor póngalo en su conocimiento por esta misma vía o por cualquier otro medio y elimine esta comunicación y los anexos de su sistema, sin copiar, remitir o revelar los contenidos del mismo a cualquier otra persona. Cualquier información, opinión, conclusión, recomendación, etc. contenida en el presente mensaje no relacionada con la actividad empresarial de NOMBRE DE LA EMPRESA y/o emitida por persona sin capacidad para ello, deberá considerarse como no proporcionada ni aprobada por NOMBRE DE LA EMPRESA pone los medios a su alcance para garantizar la seguridad y ausencia de errores en la correspondencia electrónica, pero no puede asegurar la inexistencia de virus o la no alteración de los documentos transmitidos electrónicamente, por lo que declina cualquier responsabilidad a este respecto.)

De esta forma se evitan malentendidos y se da una imagen mucho más profesional en el momento de enviar correos electrónicos.

Opcionales:

- Introducir un mensaje de confidencialidad en varios idiomas (da una imagen internacional de la empresa).
- Introducir debajo del cargo en la empresa un enlace al perfil en una red social de contactos PROFESIONALES como www.linkedin.com
- Introducir el logotipo de la empresa.

Más información en: ESCRIBIR BIEN ES FÁCIL: Guía para la buena redacción de la correspondencia (cartas, mensajes, e-mails...)

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