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viernes, 31 de octubre de 2014

La precipitación sólo lleva al precipicio

Working late
Foto por Alan Cleaver (Creative Commons)

Una de las labores más difíciles en los tiempos que vivimos de sobresaturación de trabajo y de información, tanto las tareas como la información es algo que nos llega por todas partes, es diferenciar la importancia de las cosas.

Personalmente recibo cientos de emails al día, de los cuales en aproximadamente el 50% de ellos tengo que hacer algo al respecto (respuesta, reenvío con comentario, etc.). El otro 50% se suele dividir en un 25% que son asuntos sobre los que tengo que estar enterado (únicamente tengo que leerlos) y otro 25% son envíos de publicidad o emails de otro tipo que no me incumben.

El mayor problema no es tener cosas que hacer.

El mayor problema consiste en averiguar qué cosas son las primeras en hacerse y cuáles pueden esperar o incluso en ocasiones es necesario que para hacerlas bien esperen.

Hay asuntos que requieren de un tiempo concreto, como por ejemplo la realización de una tarea comparativa, un estudio de mercado o la selección de unos determinados clientes para hacer una promoción concreta. Se trata de asuntos que no podemos tomar a la ligera y que aunque pudiéramos resolver rápidamente, sería una solución incompleta o tal vez incluso incorrecta. Por eso es muy importante distinguir las tareas que requieren de un enfoque más pausado.

Otro tipo de tareas que sean más sencillas como reenviar un correo o dar el OK sobre una nueva campaña publicitaria que vaya a lanzar tu empresa, pueden ser de rápida resolución.


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Foto por Andrés Nieto Porras (Creative Commons)

Sin embargo, si estas mismas tareas, por ejemplo, consisten en revisar un correo enviado por un cliente, y que hay que hacer llegar al Departamento Técnico por un problema con nuestras apreciaciones personales; o se nos pregunta qué enfoque daríamos a esa campaña publicitaria y qué puntos consideramos fuertes o menos fuertes del producto publicitado y que hay que vender, entonces los planteamientos cambian. Este tipo de tareas que requieren de un pensamiento más profundo y mucho menos mecánico son aquellas que hay que hacer en las horas de menor actividad.

Por ejemplo, si sabemos que la mayoría de clientes solicitan nuestros servicios por teléfono entre las diez y las dos de la tarde, podemos dedicar esas horas a tareas de más rápida solución y más mecánicas. Se trata de tareas que permiten interrupciones más frecuentes y no exigen de una gran concentración. Sin embargo, las tareas más complejas y que requieren de más energía mental por nuestra parte, habremos de realizarlas en horas de menos interrupciones. Para mi, las menores horas para estas tareas son de las siete de la mañana hasta las nueve y por la tarde a partir de las cuatro de la tarde, pero en tu trabajo puede ser que sean otras.

Haz un estudio de las horas de menos actividad interruptiva (teléfonos, visitas, etc.) y realiza tus tareas que requieran menos precipitación en esas horas.

Las tareas más mecánicas pueden hacerse en esos horarios de actividad interruptiva.

Si te precipitas al hacer tareas complejas de forma rápida, seguro que aunque no lo quieras, acabarás haciéndolas mal o no todo lo bien de que eres capaz. Saca todo tu potencial permitiéndole salir sin interrupciones que lo coarten. 

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1 comentario:

  1. Tomo buena nota y solamente el que sufre o goza de esa situación te puede entender. Andrés Hernández

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