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lunes, 13 de octubre de 2014

Tú también odias las reuniones inútiles

First daytime company meeting! (w/ @evco on the video chat) Moving to new space in T-minus 2 weeks!
Foto por Dennis Crowley (Creative Commons)

Existe una psicosis en algunas empresas por la que todos los días de la semana al principio del día hay que reunir al equipo para tratar los temas del día anterior, pero hay que tener en cuenta si realmente es necesaria esa reunión temprano en la mañana.

Muchos directivos utilizan esa reunión como excusa para comprobar la puntualidad y hacer que todo el mundo llegue a la hora estipulada al trabajo. Reconozco que me parece un sistema menos frío que los lectores de huellas dactilares en la entrada de las oficinas, pero este tema de la puntualidad merece otro artículo aparte.

Antes de convocar una reunión con tus colaboradores debes de tener en cuenta que hay temas para los que no es necesario reunirse y sobre los que ahorrarse el tiempo de una reunión es una decisión inteligente porque realmente la reunión no servirá de nada en estos asuntos.

Los asuntos particulares de un colaborador como por ejemplo el cobro de una comisión que no ha llegado a tiempo para alguno de ellos, la reciente enfermedad que le hará pasar unos días fuera de la oficina o cualquier otro asunto que incumba únicamente a una persona puede arreglarse en una reunión formal o informal con esa persona concreta y evitaremos que el resto de asistentes se aburran. Creo que no quieres ver cómo el resto de colaboradores cierran los ojos o bostezan mientras comentas con una persona en concreto temas que sólo a vosotros dos os interesan. En más de una ocasión he oído al resto de colaboradores durante estas conversaciones decir “Bueno, como esto ya no nos interesa, podemos irnos a trabajar, ¿verdad?”. No necesitas público para estas cosas.

Discusiones en caliente. Si por ejemplo existe un problema personal o laboral entre dos o más personas, no los metas en un recinto cerrado donde estarán obligados a tener contacto visual. No olvides que al fin y al cabo somos animales. Si dos leones están peleados, no los metes en una misma jaula para que “comenten sus diferencias”. Los dejas correr por el campo durante un rato hasta que se hayan tranquilizado. Una vez que la situación se haya tranquilizado, posiblemente en uno o dos días, es el momento de comentar los conflictos en una reunión, lo más probable es que en ese momento los argumentos no sean tan viscerales y las aguas se hayan calmado notablemente.

Las reuniones tampoco se han diseñado para convertirse en encuestas. Si por ejemplo, necesitas conocer la opinión sobre el funcionamiento del nuevo departamento de reciente creación, lo mejor no es preguntar sobre él al resto de empleados con la presencia del nuevo departamento. Para empezar se tomará demasiado tiempo ya que todo el mundo debe de dar su opinión. Para seguir, las opiniones expresadas en grupo tienden a ser opiniones reprimidas desde el origen. Las personas con alto grado de empatía reprimirán sus opiniones negativas si anteriormente se han emitido ya opiniones negativas y además se sentirán cohibidas por el grupo. Lo mejor para estos casos es hacer primero una pequeña encuesta por email en la que recopilemos las opiniones generales. Con todas estas opiniones elaboraremos un texto con las más relevantes, sin indicar de quién es cada opinión. Esta será la base a leer durante la posterior reunión en la que los pensamientos serán mucho más elaborados sobre una base real de la opinión general sin que nadie se haya cohibido al emitir la suya particular.

Está bien realizar reuniones diarias, pero piensa bien en qué temas vas a tratar para que sean realmente relevantes para todos y organízalas de forma adecuada. Es valioso el tiempo de todo el mundo y es un recurso a optimizar.

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