Prioridades: a veces hay que decir NO

Foto por sboneham (Creative Commons)

En la sociedad actual y mucho más en el mundo de las organizaciones, estamos rodeados por cientos de tareas que tenemos que realizar cada día, chequear emails, reuniones, etc. Al fin y al cabo se trata de tareas que con las crisis económicas en una u otra zona del mundo, se acrecientan en número y complejidad. Al haber menos personas para hacer las mismas tareas, terminamos con un listado interminable de tareas a realizar que es imposible completar en la jornada laboral.

El pensamiento general y la multitud de aplicaciones destinadas a facilitarnos el trabajo se centran en establecer un orden cronológico en función de varios parámetros. Podemos hablar de las listas LIFO (lo primero en entrar en la lista de tareas en lo primero en salir, como en la cola del súper, salvo que alguien se cuele) es lo más normal. Además podemos establecer niveles de prioridad para que los elementos cuya importancia es mayor basándonos en varios parámetros, sean los primeros en ser solucionados.

Sin embargo estos procesos que son correctos y de hecho utilizo personalmente mediante varias herramientas, obvian un aspecto fundamental, que se hace muy patente en la época actual: ¿Qué ocurre cuando los asuntos a resolver ocupan más tiempo del que disponemos?

Foto por Greg Lobinski (Creative Commons)

Una persona que conozco tiene la obsesión de dejar su carpeta de emails lista y sin ningún asunto pendiente. En los últimos meses este asunto no ha sido un problema porque era recién llegada a su empresa e iba solucionando los asuntos al día, pero poco a poco se le han ido encargando más y más tareas. Al principio era suficiente con quedarse media hora más en el trabajo, luego pasó a una hora y ahora está en una situación en la que si quiere dejar su bandeja limpia de emails pendientes, debería quedarse a dormir en su oficina.

En estas ocasiones, las listas de tareas pendientes y el asunto de priorizar unos y otros asuntos ya no funcionan.

Existe entonces la posibilidad de delegar en otras personas que sepamos que pueden hacer el trabajo mejor que nosotros, por ejemplo, expertos en la tarea que queremos llevar a cabo de una u otra manera. Pero esto también tiene un límite.

En ocasiones hay que analizar detenidamente si la tarea o tareas que se nos encomiendan tienen o no que ver con nuestro trabajo y si disponemos de tiempo para realizar la tarea. 

Analiza detenidamente las tareas que realizas a diario y encontrarás que posiblemente algunas de las que realizas no tienen fruto en la realidad. Tengo un amigo que dedicaba todas las semanas a elaborar un par de presupuestos a un cierto cliente que nunca llegaba a terminar de cerrar una compra. Tras ver las estadísticas de los últimos años y ver que nunca cerraba ninguna operación, decidió no volver a enviarle más ofertas. Realmente no ocurrió nada. ni el cliente llamó para reclamarla. Simplemente tenía a mi amigo en la lista de correo para las ofertas de cierto tipo de producto que ya compraba a otro proveedor porque la calidad de los productos de mi amigo excedía sus necesidades. Si se hubiera dado cuenta antes, seguro que podría haber dedicado el tiempo a cosas mucho más productivas.

El problema está en localizar el umbral de interés o productividad de una tarea para ver si realmente merece la pena hacerla o no.

Hace muchos años, en mis tiempos de estudiante hice alguna página web para algún amigo, webs de algunas asociaciones y asuntos de este tipo. Sin embargo aún hoy en día y muchos años después, sigo recibiendo encargos de este tipo que ya no puedo realizar por dos principales razones: no estoy actualizado a las tecnologías específicas que se utilizan y además no tengo tiempo para hacerlo. Mi solución a este problema es sencilla: tengo una pequeña lista de tres o cuatro empresas que se dedican a esos menesteres y de las que tengo buenas referencias y me las indico a quienes me preguntan por estos asuntos.

El problema lo podemos tener si realmente todas las tareas que se nos encomiendan son de nuestro cometido y el tiempo es imposible para desarrollarlas todas. Entonces es cuando debemos hablar con nuestros superiores para solicitarles apoyo por parte del Departamento de Recursos Humanos para nuevas personas que puedan desarrollar las tareas más sencillas en un principio. 

Es difícil aceptar que no somos capaces de hacer todo lo que nos proponemos, pero el tiempo es finito, plástico según Einstein pero finito en cualquier caso.

Dedica tu tiempo a las tareas de las que realmente te puedes encargar y que requieran más de tu experiencia y aprende a decir que no al resto.