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lunes, 8 de septiembre de 2014

Empaqueta tu tiempo

Boxes
Foto por Achim Hepp (Creative Commons)

La organización del tiempo es algo muy complicado, especialmente en esta sociedad supertecnificada, sin horarios y además que se satura de pequeñas tareas que requieren de multitud de pequeños detalles que siempre salen de un horario reglado como ocurría en otras épocas pasadas.

Hay personas que organizan su tiempo mediante agendas y otras personas que prefieren utilizar para organizar su tiempo las listas de tareas.

Existe una forma de que estos dos métodos de trabajo se unifiquen: las cajas de tiempo.

Utilizamos un sistema por el que dividimos nuestra agenda en segmentos de 15, 30 o 60 minutos. En mi caso yo utilizo los segmentos de 30 minutos porque me permiten disponer de algo de tiempo para imprevistos que pueden surgir al desempeñar una tarea.

Al principio de la semana dedico un tiempo a revisar las cosas que tengo que hacer durante esa semana. Veo los proyectos por entregar, las reuniones con clientes, etc.

Una vez que he elaborado esa lista de tareas que tengo que hacer, las encajo en la agenda mediante fechas y horarios límite, asignándoles un tiempo para hacerse, adecuado a una previsión no demasiado optimista. Si una tarea considero que va a tomarme 3 horas, por ejemplo ir a visitar a un cliente, reunirme con él y volver a la oficina, siempre planeo que va a durar tres horas y media por si acaso surgen imprevistos como que el cliente llegue tarde o que hayan problemas de tráfico.

En las primeras horas de la mañana, de seis a ocho de la mañana en mi caso, organizo las tareas rutinarias como por ejemplo preparar presupuestos, contestar dudas de los clientes o escribir. Estas horas de la mañana temprano me permiten tener una mente más despejada y dedicarme a lo realmente importante durante ese rato sin interrupciones.

Al final de la semana, normalmente los viernes por la tarde, hago una revisión del tiempo que he dedicado a cada tarea y qué ha hecho que no se hayan cumplido los objetivos: tráfico, retrasos, etc. Si se trata de elementos externos a mi propia gestión, ya se que para la próxima ocasión debo de reservar más tiempo a estas tareas o replantearme su realización si ocupan demasiado y su rendimiento es bajo.

Organizar el tiempo en “cajas” de 30 minutos es una forma de asignarles una cantidad de nuestro tiempo fácilmente medible y a la vez de ir realizando esas “tareas” que hemos metido en cajas de diferentes tamaños.

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